La transparence en milieu de travail/Transparency in workplace

The English version follows the French version

 

La transparence en milieu de travail

Récemment, j’ai dîné avec quelques-uns de mes collègues et des consultants venus inspecter un ancien site minier problématique.  Après avoir échangé sur certains sujets d’actualité, portant le plus souvent sur l’industrie minière, nous avons abordé le sujet de la transparence.  La transparence est une expression à la mode de ces temps-ci, mais qu’est-ce que la transparence en réalité ? C’est ce que je tenterai de vous expliquer…

Après quelques minutes de discussion, un des consultants à soulevé le point-ci : La problématique est souvent au niveau de la communication de l’information à l’intérieur d’une entreprise. Dans une entreprise, l’information ou les directives à suivre lors de la réalisation d’un projet proviennent en général de la personne la plus élevé hiérarchiquement.  Toutefois, si l’information n’est pas bien communiquée ou si elle est volontairement gardée pour soi certains membres pourraient se sentir exclu du processus de prise de décision.  Il est bien évident que par souci de confidentialité certaines informations ne peuvent être communiquées à l’ensemble des membres d’une équipe.  Dans d’autres cas, l’information ne peut être transmisse qu’à des intervenants spécifiques sans pour autant porter atteinte aux autres membres.  La communication permet en grande partie d’éviter les scénarios de frustration entre collègues de travail.  De nos jours, le travailleur moderne désire être inclus et informé à propos des orientations et des décisions de l’entreprise où il évolue.  Le rôle de la communication est en fait essentiel pour atteindre le sentiment de la transparence.  On dit souvent que la communication est capitale au sein d’un couple, mais elle est tout aussi indispensable dans notre milieu de travail.

 

Par la suite, nous avons continué notre débat en discutant de l’importance de bien véhiculer l’information et de s’adapter à son auditoire.  De nos jours, le développement d’un projet qu’il soit minier, industriel ou résidentiel passe souvent par l’acceptation sociale.  Combien de  projet ont été abandonné ou rejeté du revers de la main suite à une mauvaise communication.  La désinformation, mais surtout la déformation des faits sont les loups noirs de tous les promoteurs.  D’où l’importance de bien choisir « la personne ou l’équipe » qui véhiculera le projet et communiquera l’information.  Ces derniers doivent être au fait des étapes du projet, de ses qualités tous comme ses défauts.  À titre d’exemple, un des consultants nous a raconté avoir assisté à une assemblée d’information concernant un nouveau projet industriel qui a tout simplement tournée au vinaigre en une seule soirée.  Le communicateur sélectionné par les promoteurs a présenté le projet devant un auditoire de type grand public comme si ces derniers avaient été des ingénieurs.  Cependant, les préoccupations du public étaient d’ordre environnemental.  Le communicateur a alors durci le ton sous le flot de questions et l’auditoire a automatiquement eu l’impression que ce dernier trompait la vérité et tentait de leur cacher les défauts de ce projet.  Dans ce cas bien précis, un sentiment de « non-transparence » a été ressenti par le public.

 

À la lumière de ces exemples, la définition de la transparence se révèle bien simple.  Elle est le résultat d’une bonne communication au sein d’une équipe.  Le terme transparence a pour reflet la vérité et l’ouverture à discuter des côtés positifs ou négatifs.  C’est aussi la perception que la personne ou l’équipe qui se dresse devant vous, connaît l’ensemble du dossier et qu’il est en mesure de vous donner l’heure juste et cela sans cacher la vérité.  Toutefois, la transparence ne se limite pas aux exemples que je viens de citer aujourd’hui; elle peut prendre bien d’autres formes.

 

 

Transparency in workplace

Recently, I had dinner with some of my colleagues and consultants who came to inspect an old problematic mining site.  After having exchanged thoughts on certain topics, mostly related to the mining industry, we approached the issue of transparency.  Transparency is a buzzword these days, but what is transparency in reality ? This is what I will try to answer…

 

After a few minutes of discussion, one of the consultants raised this point: The problem is often at the level of the communication within a company.  In a company, the information or the guidelines to follow in the realisation of a project generally come from the person who is highest in the hierarchy.  However, if this information isn’t well communicated or is deliberately kept to oneself, some members may feel excluded from the decision-making process.  It is obvious that, for a reason of confidentiality, some information may not be communicated to all team members.  In others cases, it can also be transmitted to specific stakeholders in the company without prejudice to other members.  Communication allows for, in large part, the avoidance of scenarios of frustration between colleagues.  Today, the modern worker wishes to be included and informed about the guidance and the decisions of a company where he or she evolves.  The role of communication is essential to the achievement of a sense of transparency.  It is often said that communication is vital for a successful couple, but it is also essential in our workplace.

 

Thereafter, we continued our debate by discussing the importance of properly conveying information and adapting to an audience.  Nowadays, the development of a project, whether it be mining, industrial or residential, often requires social acceptance.  How many projects have been abandoned or rejected due to a miscommunication?  The misinformation, but especially the deformation of the facts, are the black wolves of all promoters.  Hence the importance of carefully choosing “the person or the team” who will convey the project and communicate the information.  The person or team chosen must be aware of the stage of the project, its qualities and its defects.  For example, one of the consultants told us about having attended an information meeting about a new industrial project that turned sour in one evening.  The communicator selected by the promoters presented the project in front a public audience, speaking as though this audience was filled with engineers.  However, the public concerns were rather about environmental impacts.  The communicator hardened the tone of his voice under the flow of questions.  The audience automatically got the impression that he deceived the truth and tried to hide the defects of this project.  In this particular case, there was a sense of “non-transparency” felt by the public.

 

In light of these examples, the definition of transparency appears to be much simpler.  It’s the result of a good communication within a team.  The term transparency has to reflect truth and openness in order to discuss the positive and negative sides.  It is also the perception that the person or the team that stands before you knows the entire file and is able to give the right time without hiding the truth.  However, the transparency is not limited to the examples that I have cited today and it can take many other forms.